Kriisi on sellainen tapahtumaketju, joka uhkaa yksilön tai ryhmän turvallisuutta. Uudenmaan Partiopiirin kriisiviestintäohjeet koskevat piirin lippukuntien toimintaa sekä piirin omaa toimintaa.
Ohjeen tarkoitus
Tämä ohje on tarkoitettu partiopiirin, lippukuntien ja luottamushenkilöiden käyttöön. Lippukunnilla saattaa lisäksi olla omia ohjeita tämän ohjeen täydennyksenä.
Kriisi on yllättävä ja vakava tapahtuma, ja tilanteesta voidaan joutua antamaan tietoja ulkopuolisille. Esimerkkejä kriisitilanteista ovat partiotoiminnassa tapahtuneet onnettomuudet, henkinen tai fyysinen väkivalta tai sen uhka, epidemia, eksyminen tai muu partion mainetta uhkaava ja vakava tilanne, joka aiheuttaa toimenpiteitä ja mielenkiintoa ulkopuolisissa.
Toimi kriisitilanteessa näin
- Auta osallisia ja soita hätäkeskukseen, jos tilanne sitä vaatii.
- Ilmoita asiasta piiriin:
Aluejohtaja Mimmu Mannermaa p. 040 132 7088, mimmu.mannermaa@partio.fi (Pääkaupunkiseutu, Uusimaa, Pohjanmaa, Lappi)
Mikäli et saa aluejohtajaa kiinni, soita Suomen Partiolaisten kriisipuhelimeen, puh. (09) 8865 1155.
- Saat lisäohjeita siitä, kuinka tulee menetellä. Samalla sovitte, kuka tilanteesta tiedottaa ulospäin esimerkiksi partiolaisten huoltajille ja medialle. Huomioi, että sinulla ei ole lupaa kertoa kenenkään yksityisen henkilön asioita.
Tilanteen vakavuuden perusteella voit harkita, missä aikataulussa asiasta viestit piiriin ja SP:lle. Jos tilanne ei ole akuutti, voi laittaa sähköpostia tai odottaa seuraavaan arkipäivään. Jos et ole varma, ota yhteyttä yllä olevien ohjeiden mukaisesti.
Sovi ensi hetkestä lähtien selkeästi ulkoisen tiedottamisen työnjaosta eli kuka tiedottaa julkisuuteen. Pidä kiinni sovitusta kaikissa olosuhteissa. Ohjaa yhteydenotot suoraan sovitulle henkilölle. Muut eivät tiedota mitään. Tällä vältämme turhat huhut ja varmistamme sen, että tapahtuneesta annetaan todenmukaista tietoa. Huhupuheiden korjaaminen jälkikäteen on hyvin vaikeaa ja ne voivat vahingoittaa partiolaisten ja/tai lippukunnan mainetta pitkiksikin ajoiksi.
Sisäisestä viestinnästä vastaa yhdessä sovitun mukaisesti yleensä lippukunta jäsenilleen ja piiri/SP laajemmin partiotoimijoille. Tiedota ensin tapahtumapaikalla olevia ja asianomaisten huoltajia. Sen jälkeen tiedota tarvittaessa muiden lasten huoltajia sekä lippukunnan johtajistoa.
Kriisitilanteen tullen on tärkeää välittää oikeaa ja yhdenmukaista tietoa esimerkiksi tiedotusvälineille ja partiolaisten huoltajille. Noudata kriisiviestintäohjetta, jotta huoltajien ja muiden ulkopuolisten ihmisten luottamus partioon ja esimerkiksi lippukunnan johtajistoon säilyy.
Tiedotusvälineet pyrkivät hankkimaan yleistä mielenkiintoa herättävistä tapahtumista mahdollisimman nopeasti yksityiskohtaiset tiedot sekä arvioita tapahtuman syistä ja seurauksista.
Varaudu toimittajien jopa röyhkeisiin yhteydenottoihin, tapahtumapaikalle pyrkimiseen sekä yllättävienkin tiedonhankintakanavien käyttöön ja useiden henkilöiden yhtäaikaiseen lähestymiseen.
Muista viestinnässä aina hienotunteisuuteen, luottamuksellisuuteen ja salassapitoon liittyvät näkökohdat. Älä kerro ulkopuolisille esimerkiksi henkilöiden nimiä, viranomaistutkintaan liittyviä tietoja tai arvioita ja olettamuksia tapahtumien syistä. Vain yhteisesti sovittu henkilö vastaa ulkopuolisten kysymyksiin yhdessä sovitun mukaisesti.
Sisäinen tiedottaminen poikkeuksellisista tapahtumista ja tilanteista on tärkeää. Kerro lippukunta- ja piiritoimijoille tapahtuneesta niin, että heillä on kuva tilanteesta mieluiten ennen asian julkituloa julkisuudessa. Myös lippukunta- ja piiritoimijoille tiedottamisessa on huomioitava luottamuksellisuuteen ja salassapitoon liittyvät näkökohdat.
Muista, että samat säännöt koskevat myös sosiaalista mediaa. Neuvo myös tapahtumaan osallisia välttämään sosiaaliseen mediaan kirjoittelua.
