Jo aivan tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa on tärkeää pestata viestinnästä vastaava(t) staabin jäsen(et) ja tehdä tapahtuman viestintäsuunnitelma.
Tapahtumamarkkinoinnin suunnittelu
Mieti aluksi, miten tapahtumasta halutaan kertoa missäkin valitussa kanavassa (kuvalla, videolla, kasvotusten, sähköpostikirjeellä…). Tämän jälkeen tarkenna suunnitelma käytännön postauksiksi, kurssikirjeeksi ja muuksi viestinnäksi ja sovi, kuka hoitaa käytännön toteutuksen ja mihin mennessä.
Erityisen tärkeää on aloittaa tapahtuman markkinointi hyvissä ajoin – yleensä jo ennen kuin tapahtuma on suunniteltu. Tapahtuman tietoja voi päivittää matkan varrella, ja ohjelman lisäyksistä saa halutessaan vaikkapa mielenkiintoista somesisältöä. Vaikka tapahtuma olisi täydellinen, kukaan ei tule paikalle kuukauden varoitusajalla. Piiritapahtumien markkinointi tarvitsee huomattavasti enemmän aikaa kuin tuttujen lippukuntatapahtumien markkinointi.
Viestinnässä on otettava huomioon tapahtuman kohderyhmä. Osallistujien ikäkauden lisäksi kohdeyleisöä rajaa mm. se, mitä he tapahtumasta hakevat. Koulutustapahtumasta kiinnostunut haluaa kuulla, mitä hyötyä koulutuksesta on. Ohjelmatapahtuman potentiaalinen osallistuja haluaa puolestaan ensisilmäyksen siihen, mitä tapahtumassa tehdään. Siksi kannattaa käyttää viestinnässä kuvia samantapaisista aikaisemmin järjestetyistä tapahtumista.
Älä oleta, että lukija tietää saman kuin sinä - pyri viestimään niin, että juuri partion aloittanutkin ymmärtäisi, mistä tapahtumassa on kyse.
Kerro aina…
- Mitä tapahtumassa tehdään?
- Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?
- Miksi tapahtumaan kannattaa osallistua (jos olisit osallistuja, miksi sinä itse osallistuisit)?
Julkaisun saaminen piirin viestintäkanaviin
Tutustu piirin viestintäkanaviin ja niiden julkaisuaikatauluihin.
Suunnittele, missä kanavissa ja milloin tapahtumasta voisi olla sisältöä.
Lähetä teksti, kuva tai video piiritoimistolle, jossa huolehditaan julkaisusta.
Kuva: Mari Lehtisalo
