Tapahtuman talous

Tapahtuman talouspäätöksiä ohjaavat piirin säännöt

Piirin tapahtumat järjestetään nollabudjetilla eli osallistumismaksuilla ja mahdollisilla muilla tapahtumaan liittyvillä tuotoilla katetaan kaikki tapahtuman aiheuttamat kulut. Poikkeuksista (esim. osallistujamäärien ollessa hyvin vähäinen tai yllättävien kustannusten esiintyessä) päättää toiminnanalaa johtava hallituksen jäsen. Tapahtumien osallistumismaksut päättää piirihallitus edellisenä vuonna ennen syyskokousta.

Lue lisää piirin talousohjeesta sekä kokous- kulukorvausohjeesta | Piirin toimintaa ohjaavat dokumentit

Budjetti

Jokaiselle tapahtumalle on laadittava budjetti. Laadinnasta vastaa tapahtuman johtaja. Budjetointi on menojen ja tulojen arviointia ennakolta. Tarkoituksena on, että menot ja tulot ovat samansuuruiset. Kaikkea ei ole eurolleen mahdollista tietää etukäteen -tarkenna budjettia aina matkan varrella.

Budjetin laadintaa helpottaa, kun miettii ensin, mitkä kuluista ovat kiinteitä (esim. tilavuokra) ja mitkä taas osallistujamäärästä riippuvia (esim. ruoka tai ohjelmatarvikkeet). Samalla saat tietää, kuinka monta osallistujaa tapahtumalla tulee olla, jotta sen järjestäminen on taloudellisesti mahdollista.

Osallistujamäärästä riippuvat menot kannattaa arvioida ja määrittää ensin henkilöä kohden, josta kokonaiskustannukset on sitten helppo laskea ensin arvioidun ja ilmoittautumisajan umpeuduttua toteutuvan osallistujamäärän mukaisesti.

Tarkista, onko Jemmassa tai edelliseltä tapahtumanjohtajalta saatavilla edellisen vastaavan tapahtuman budjetti, jota käyttää pohjana!

Piiritapahtuman esimerkkibudjetti

Kuva: Juha Nurmi