Tapahtuman talous

Tapahtuman talouspäätöksiä ohjaavat piirin säännöt

Piirin tapahtumat järjestetään nollabudjetilla eli osallistumismaksuilla ja mahdollisilla muilla tapahtumaan liittyvillä tuotoilla katetaan kaikki tapahtuman aiheuttamat kulut. Poikkeuksista (esim. osallistujamäärien ollessa hyvin vähäinen tai yllättävien kustannusten esiintyessä) päättää toiminnanalan ministeri. Tapahtumien osallistumismaksut päättää piirihallitus edellisenä vuonna ennen syyskokousta.

Lue lisää piirin kokous- ja kulukorvausohjeesta.

Budjetti

Jokaiselle tapahtumalle on laadittava budjetti. Laadinnasta vastaa tapahtuman johtaja. Budjetointi on menojen ja tulojen arviointia ennakolta. Tarkoituksena on, että menot ja tulot ovat samansuuruiset. Kaikkea ei ole eurolleen mahdollista tietää etukäteen -tarkenna budjettia aina matkan varrella.

Budjetin laadintaa helpottaa, kun miettii ensin, mitkä kuluista ovat kiinteitä (esim. tilavuokra) ja mitkä taas osallistujamäärästä riippuvia (esim. ruoka). Samalla saat tietää, kuinka monta osallistujaa tapahtumalla tulee olla, jotta sen järjestäminen on taloudellisesti mahdollista.

Osallistujamäärästä riippuvat menot kannattaa arvioida ja määrittää ensin henkilöä kohden, josta kokonaiskustannukset on sitten helppo laskea ensin arvioidun ja ilmoittautumisajan umpeuduttua toteutuvan osallistujamäärän mukaisesti.

Tarkista, onko Pirskeessä tai edelliseltä tapahtumanjohtajalta saatavilla edellisen vastaavan tapahtuman budjetti, jota käyttää pohjana!

Kokoukset ja tapaamiset on pyrittävä mahdollisuuksien mukaan järjestämään Partioasemalla tai muissa ilmaisissa tiloissa. Piiritoimisto auttaa tarvittaessa paikan löytämisessä. Osallistujien asuessa etäällä toisistaan kannattaa suosia Skype-kokouksia.

Kaikki piirin luottikset voivat käyttää Partioaseman kokoustiloja kokouksiinsa pyytämällä kokouksen ajaksi väliaikaisen ovikoodin Partioaseman Infosta. Iltaisin Partioasemalla on yleensä useita yhtäaikaisia tapahtumia, jolloin sisälle pääsee usein myös soittamalla ovikelloa. Lisää ohjeita Partioaseman käytöstä.

Myös tapahtuman suunnittelukokousten aiheuttamat kulut on katettava tapahtuman tuotoilla, muista laskea ne mukaan budjettiin! Piirin sääntöjen mukaan…

  • Iltakokouksen kokoustarjoiluihin on käytettävissä 2€/osallistuja.
  • Yli 5 tuntia kestäviin kokouksiin on käytettävissä 4,55€/osallistuja.
  • Koko viikonlopun tapaamisen muonitukseen on käytettävissä 11€/osallistuja, yhden yön kestävään tapaamiseen 7€/osallistuja.

Matkat kokouksiin ja tapahtumaan korvataan osallistujan kotipaikkakunnalta kokous/tapahtumapaikalle. Matkustamisessa on suosittava kimppakyytejä, tai kulloinkin edullisinta tapaa matkustaa. Korvaus suoritetaan ainoastaan tapahtumapäivinä suoritetuista matkoista. Poikkeuksista päättää toiminnanalan ministeri. Kimppakyydistä voi hakea kulukorvausta vain autoa kuljettanut henkilö.

Kuva: Juha Nurmi