Tapahtumajohtajan pestaa ryhmänjohtaja tai piirihallituksen jäsen. Pestauksen olisi hyvä tapahtua vähintään puoli vuotta ennen tapahtumaa. Tapahtumajohtajat seuraavalle kaudelle vahvistetaan tammikuun (tulevan syksyn johtajat) ja elokuun (tulevan kevään) piirihallituksen kokouksissa.
Tapahtumajohtajan kanssa käydään pestikeskustelu. Pestikeskustelussa sovitaan tapahtuman järjestämisen tavoitteista, toimenpiteistä sekä käytettävistä olevista resursseista ja tuesta. Samalla sovitaan tai kerrataan myös tapahtuman järjestämisen ohjeet, vastuut ja velvollisuudet sekä käydään läpi kaikkien tarvittavien työkalujen ja resurssien käyttö (esim. viestintäkanavat, Partioaseman käyttö ja piiritoimiston palvelut). Pestauksessa täytetään sähköinen pestilomake. Tämän jälkeen toimisto lisää pestatulle tarvittavat oikeudet sähköisiin järjestelmiin.
Staabin eli tekijätiimin rekrytointi on hyvä aloittaa heti tapahtumajohtajan ensimmäisenä tehtävänä. Yhteystietoja ja vinkkejä rekryttävistä saa esimerkiksi piiritoimistolta ja pestiesimieheltä. Muista pestata myös muonittajat.
Staabiin kannattaa rekrytoida ainakin yksi ensikertalainen “kisälli”, jotta kokeneita tapahtumanjärjestäjiä löytyy jatkossakin. Kisällin voi rekrytoida esimerkiksi edellisen vastaavan tapahtuman osallistujista. Samoin edellisen tapahtuman staabista kannattaa pyytää ihmisiä mukaan.
Tapahtumajohtaja järjestää pestauskokouksen staabin pestaamiseksi. Kokouksessa täytetään pestilomake joko yhteisesti koko staabin kanssa tai pestitavoitteiden ollessa toisistaan poikkeavat erikseen kaikkien kanssa. Pestauksessa käydään läpi staabin tehtävät, vastuut ja velvollisuudet. Samalla sovitaan tehtävien jaosta ja aikatauluista sekä käydään läpi työkalut ja resurssit, joita staabilla on käytettävissä – samoin kun johtajan pestikeskustelussa.
Pestikeskustelu tulee käydä koko staabin kanssa, jotta kaikki tietävät mitä ollaan tekemässä, miksi, kenelle ja miten. Pestin voimassaolo on myös vaatimus kulukorvausten saamiselle.
- Partiojohtajan peruskurssi antaa valmiuksia tapahtuman järjestämiseen ja partiotoimintaan yleisesti.
- Tervetuloa piiriin -koulutus tutustuttaa Uudenmaan Partiopiirin toimintatapoihin, työkaluihin sekä luottistoimintaan.
- Partiokouluttajakoulutus perehdyttää koulutusjärjestelmään ja koulutusrupeaman vetämiseen.
- Kannattaa katsoa myös muut piirin tarjoamat taitokoulutukset esimerkiksi viestinnässä!
Jos tapahtuma järjestetään yhtä aikaa samassa paikassa toisen piirin tapahtuman kanssa, on tärkeää olla heti alussa yhteydessä toisen tapahtuman johtajaan. Yhdessä voidaan sopia esimerkiksi kuka pestaa muonittajat, miten tapahtumien aikataulut ja tilatarpeet osuvat yhteen, voiko staabien jäseniä jakaa tapahtumien kesken, kuka hoitaa toimistolta tarvittavat tavarat ja kuka hakee tapahtumapaikan avaimet.
Kuva: Petteri Ojala
