Tapahtuman tekijöiden pestaus

Tapahtumajohtajan pestaus

Tapahtumajohtajan pestaa piirin ryhmänjohtaja tai ministeri. Pestauksen olisi hyvä tapahtua vähintään puoli vuotta ennen tapahtumaa. Tapahtumajohtajat seuraavalle kaudelle vahvistetaan tammikuun (tulevan syksyn johtajat) ja elokuun (tulevan kevään) piirihallituksen kokouksissa.

Tapahtumajohtajan kanssa käydään pestikeskustelu kasvotusten. Pestikeskustelussa sovitaan tapahtuman järjestämisen tavoitteista, toimenpiteistä sekä käytettävistä olevista resursseista ja tuesta. Samalla sovitaan tai kerrataan myös tapahtuman järjestämisen ohjeet, vastuut ja velvollisuudet sekä käydään läpi kaikkien tarvittavien työkalujen ja resurssien käyttö (esim. viestintäkanavat, Partioaseman käyttö ja piiritoimiston palvelut). Pestauksessa täytetään pestilomake, joka toimitetaan piiritoimistolle. Tämän jälkeen toimisto luo pestatulle piiriluottistunnukset.

Staabin pestaus

Staabin rekrytointi on hyvä aloittaa heti tapahtumajohtajan ensimmäisenä tehtävänä. Yhteystietoja ja vinkkejä rekryttävistä saa esimerkiksi piiritoimistolta ja pestiesimieheltä. Muista pestata myös muonittajat.

Staabiin kannattaa rekrytoida ainakin yksi ensikertalainen “kisälli”, jotta kokeneita tapahtumanjärjestäjiä löytyy jatkossakin. Kisällin voi rekrytoida esimerkiksi edellisen vastaavan tapahtuman osallistujista. Samoin edellisen tapahtuman staabista kannattaa pyytää ihmisiä mukaan.

Tapahtumajohtaja järjestää pestauskokouksen staabin pestaamiseksi. Kokouksessa täytetään yhteisesti koko staabin kanssa ryhmäpestilomake (tai erilliset pestilomakkeet kaikkien kanssa pestitavoitteiden ollessa toisistaan poikkeavat) ja lomake toimitetaan piiritoimistolle. Pestauksessa käydään läpi staabin tehtävät, vastuut ja velvollisuudet. Samalla sovitaan tehtävien jaosta ja aikatauluista sekä käydään läpi työkalut ja resurssit, joita staabilla on käytettävissä – samoin kun johtajan pestikeskustelussa.

Pestikeskustelu tulee käydä koko staabin kanssa, jotta kaikki tietävät mitä ollaan tekemässä, miksi, kenelle ja miten. Pestin voimassaolo on myös vaatimus kulukorvausten saamiselle.

Koulutus tapahtumapestiin

  • Partiojohtajan peruskurssi antaa valmiuksia tapahtuman järjestämiseen ja partiotoimintaan yleisesti.
  • Tervetuloa piiriin -koulutus tutustuttaa Uudenmaan Partiopiirin toimintatapoihin, työkaluihin sekä luottistoimintaan.
  • Partiokouluttajakoulutus perehdyttää koulutusjärjestelmään ja koulutusrupeaman vetämiseen.
  • Kannattaa katsoa myös muut piirin tarjoamat taitokoulutukset esimerkiksi viestinnässä!

Yhteistyö

Jos tapahtuma järjestetään yhtä aikaa samassa paikassa toisen piirin tapahtuman kanssa, on tärkeää olla heti alussa yhteydessä toisen tapahtuman johtajaan. Yhdessä voidaan sopia esimerkiksi kuka pestaa muonittajat, miten tapahtumien aikataulut ja tilatarpeet osuvat yhteen, voiko staabien jäseniä jakaa tapahtumien kesken, kuka hoitaa toimistolta tarvittavat tavarat ja kuka hakee tapahtumapaikan avaimet.

Kuva: Ossi Hokkanen