Lippukunnan maksuliikenteen hoito

Maksuliikenteen hoidosta vastaa lippukunnassa useimmiten rahastonhoitaja tai taloudenhoitaja. Sama henkilö voi myös toimia lippukunnassa sekä rahastonhoitajan, että kirjanpitäjän tehtävässä.

 


 

Tositteet ja hyväksyntä

Tärkeintä maksuliikenteen hoidon kannalta on muistaa, että kaikista lippukunnan tililtä lähtevistä suoritteista on oltava tosite, joka asianmukaisesti kertoo kenelle ja miksi rahaa on maksettu. Tämän lisäksi laskun tulee olla hyväksytty lippukunnan hallituksen määräämän henkilön tai henkilöiden toimesta, jotta se voidaan maksaa. Yleensä lippukunnanjohtaja on hallituksen tähän toimeen osoittama henkilö.

Ennen laskun maksamista rahaliikenteen hoitajan on siis varmistettava, että laskun summa on oikea ja maksu on aiheellinen. Mikäli kyseessä on lasku, esimerkiksi vakuutusyhtiöltä, on lasku tositteena yleensä riittävä. Mikäli on kyse kulukorvauksista, esimerkiksi ryhmän retken hankintoja varten, tulee kassakuittien mukana toimittaa kulukorvauslomake, josta ilmenee hankinnan kohde, asianmukaisuus ja hyväksyntä. Maksutositteesta tulee myös selvitä miten kulu tai saaminen kirjataan kirjanpitoon oikeille tileille, eli onko esimerkiksi hankittu tavaraa leirille vai varainhankinnan tapahtumaa varten.

 


 

Käteinen

Lippukunnan arjessa ei välttämättä ole mahdollista toimia täysin ilman käteiskassaa. Suositeltavaa olisi, että käteiskassan käyttö kuitenkin minimoitaisiin. Näin vältytään käteisen rahan toimittamiselta pankkiin, saatavien karhuamiselta yksittäisiltä ryhmän johtajilta sekä kadonneen rahan aiheuttamalta mielipahalta sekä selvittelyiltä.Käteisen rahan käytön minimointi usein vähentää huomattavasti myös kirjanpitoon ja maksuliikenteseen hoitoon käytettävää aikaa ja vaivaa.

Mikäli lippukunnassa halutaan päästä käteiskassasta kokonaan eroon, voidaan ryhmien maksuliikenteen hoidossa hyödyntää sovelluksia, kuten esimerkiksi Holvia.

Ryhmien autonomia omien tapahtumien, esim. vartion retkien, jäsenmaksujen keruussa ja tarvikkeiden hankinnassa myös helpottaa käteiskassarumbaa. Tässä tapauksessa on kuitenkin varmistettava muilla tavoin, että käteisrahaliikenteen hallinta on ryhmien sisällä hallussa, esim. vihkoon tehtävät kirjaukset jokaisen ryhmän rahankäytöstä tapahtumittain. Myös ryhmien omille tapahtumille on järkevää tehdä budjetti ja seurata sen toteutumista, muun muassa oppimiskokemuksen kannalta.

 


 

Pohjat ja ohjeet

 

Kuva: Mikko Rantala

Aiheeseen liittyvää