Tapahtumajohtaja, toimita osallistujakirje (muokattavana Word-dokumenttina) toimistolle noin kolme viikkoa ennen tapahtumaa. Toimisto lähettää kirjeen osallistujille.
Partiotaitokisoista on erilliset säännöt, joita on noudatettava esimerkiksi kirjeiden ja ilmoittautumisten osalta.