Tapahtumajohtajan tulee toimittaa tapahtuma-/kurssikirje (muokattavana Word-dokumenttina) toimistolle kolme viikkoa ennen tapahtumaa. Toimisto lähettää kirjeen osallistujille.
Partiotaitokisoista on erilliset säännöt, joita on noudatettava esimerkiksi kirjeiden ja ilmoittautumisten osalta.
