Lippukunnan kirjanpito

26.2.2017,

Lippukuntien on yhdistyksinä pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jokainen kirjaus tehdään vähintään kahdelle tilille niin, että tilien eri puolet menevät tasan. Tilin vasemmasta puolesta puhuttaessa käytetään nimitystä debet tai per ja oikeasta nimitystä kredit tai an.

Kirjanpidossa jokainen liiketapahtuma tulee kirjata kirjanpidon tileille. Liiketapahtumilla tarkoitetaan menoja, tuloja, rahoitustapahtumia, sekä niiden siirtoja ja oikaisuja. Lippukunnalla voi olla sen koosta, toiminnasta ja kirjanpidolla haluttavan informaation tarkkuudesta riippuen erilaisia tilejä. Tilit jaetaan meno-, tulo- ja rahoitustileihin ja tilit nimetään tarkoituksensa mukaan. Jokaisen lippukunnan tulee laatia käyttämistään tileistä tilikartta. Tilikartan tule olla riittävän laaja ja eroteltu jotta lippukunnan taloutta voidaan seurata riittävällä tarkkuudella.

Linkki esimerkkitilikarttaan

Kun tilinpäätöksen jälkeen taloudenhoitaja aloittaa uuden tilikauden, tulee ensimmäiseksi suorittaa tilinavaus. Käytännössä tämän toimen suorittaa usein kirjanpito-ohjelma jos lippukunnassa sellainen on käytössä. Pienemmissä, ja varsinkin vasta toimintaansa aloittelevassa lippukunnassa, alkuun pääsee kuitenkin mainiosti myös taulukkolaskentaohjelmaan tehtyjä pohjia käyttäen. Päiväkirja -esimerkkipohja. Tilinavauksessa edellisen tilikauden päättäneen tasetilin saldot siirretään alkaneen tilikauden tilien alkusaldoiksi. Tämän jälkeen kirjauksia jatketaan normaalisti.

Lippukuntien liiketapahtumat ovat usein melko yksinkertaisia. Käytännössä ensimmäiseksi on hyvä ratkaista onko kyseessä tulos- vai tasetiliin vaikuttava tapahtuma, eli onko kyseessä selkeä meno tai tulo vai esimerkiksi lippukunnan omaisuuteen vaikuttava erä. Suurin osa lippukunnan liiketapahtumista on selkeästi rahan liikkumista, joko menona tai tulona, ja tällöin kyseessä on siis tulostilin tapahtuma. Mietittäessä, mille puolella kulloinkin kyseessä olevia tilejä liiketapahtuman kirjaukset tulee tehdä, on helpointa lähteä pohtimaan pankkitilin kautta. Rahan lisäykset merkitään aina pankkitilin vasemmalle, eli debet -puolelle, ja rahan vähennykset oikealle, eli kredit -puolelle.

Esimerkiksi, jos lippukunnan jäsen maksaa lippukunnalle jäsenmaksua kymmenen euroa tulee kirjaus loogisesti tehdä pankkitilille, koska tänne raha on tullut ja vastaavasti esimerkiksi ”jäsenmaksutulot” nimiselle tilille. Kymmenen euron jäsenmaksu siis lisää rahaa lippukunnan pankkitilillä ja näin ollen kirjaus tulee tehdä pankkitiilin vasemmalle puolelle. Koska kirjaukset tulee tehdä kahden tai useamman tilin vastakkaisille puolille, niin että tilien eri puolet menevät tasan, tehdään kirjaus jäsenmaksutulot tilin oikealle puolelle.

Vastaavasti jos lippukunta esimerkiksi maksaa laskun askartelumateriaaleista, tehdään liiketapahtumasta kirjaus pankkitilin oikealle puolelle ja esimerkiksi askartelukulut -tilin vasemmalle puolelle.

 

 

Jokaista liiketapahtumaa tulee olla todentamassa tosite. Tositteeksi kelpaa esimerkiksi lasku tai taloudenhoitajan laatima ja todentama tosite. Liitteen tulee olla päivätty ja numeroitu, mutta se voi olla myös sähköisessä muodossa. Menotosite on usein lasku, joka on saatu myyjältä, esimerkiksi liikennöitsijältä saatu lasku leirikuljetuksesta. Tulotosite on useimmiten kopio lähetetystä laskusta, esimerkiksi kopio jäsenelle lähetetystä osallistumismaksusta tai käsin laadittu päiväkohtainen tosite käteisenä kerätyistä osallistumismaksuista. Muistiotositteet ovat useimmiten itse laadittuja ja niitä käytetään lähinnä oikaisu- ja siirtokorjauksissa. Käytännössä kaikki tositteet on helpointa kerätä, numeroida ja mapittaa.

Useimmissa tapauksissa liiketapahtuman tositteeksi kelpaa myös tiliote. Käytännössä tämä on usein järkevin ratkaisu lippukunnille. Tiliotteesta tulee käydä ilmi mitä maksu koskee. Hyvä esimerkki on esimerkiksi pankin perimät palvelumaksut jotka on usein eritelty tiliotteella. Tapahtumia järjestettäessä lippukunnan taloudenhoitaja voi pyytää tapahtuman järjestäjältä osallistujalistan, jonka pohjalta hän tarkistaa tiliotteelta maksut ja merkkaa maksun päivämäärän listaan. Tämä numeroitu lista toimii liiketapahtuman tositteena jos siihen on merkattu maksajan nimi, maksettu summa, maksun saaja eli lippukunta ja päiväys.

 

Pohjat ja ohjeet:

Kirjanpidon pohjat

Suositeltavia kirjanpinto-ohjelmia:

Tilitin
Tappio

Yleinen